Cara Menyimpan Dokumen Penting secara Aman

Hai hai hai sahabat domarai yang selalu happy. Kalian ada yang pernah bermasalah dengan simpan menyimpan dokumen gak? Kalau "iya", simak beberapa cara menyimpan dokumen penting agar selalu aman terjaga di bawah ini yuk. Let's read, guys!

sumber: freepik.com

Dokumen-dokumen penting yang dimaksud dalam bahasan kali ini, misalnya seperti: ijazah, Kartu Keluarga (KK), akta kelahiran, Kartu Tanda Penduduk (KTP), Surat Ijin Mengemudi (SIM), dan lain sebagainya. Dokumen semacam itu harus disimpan secara baik dan di tempatkan di tempat yang aman. Mengapa? jawabannya jelas karena proses yang dibutuhkan untuk membuat 'lagi' dokumen-dokumen tersebut memerlukan prosedur yang panjang, waktu yang tidak singkat, serta biaya administrasi yang harus kita bayarkan kembali.

Dokumen-dokumen yang telah disebutkan sebelumnya ada yang berbentuk kartu dan ada pula yang berbentuk kertas lembaran. Dokumen yang berupa kartu dapat disimpan di dalam dompet atau ditempatkan pada dompet khusus kartu, sedangkan dokumen yang berupa kertas lembaran dapat disimpan dengan beberapa cara di bawah ini.

Card Holder Waller
sumber: tokopedia.com

1. Scan Dokumen

Pastikan setelah mendapat ijazah atau piagam atau dokumen penting lainnya segeralah scan dokumen tersebut. Dokumen yang telah di-scan kemudian dapat disimpan secara digital. Penyimpanan dokumen secara digital nantinya akan memudahkan kita apabila kita hendak mendaftarkan diri ke sekolah, balai pelatihan, atau apply pekerjaan sekalipun.

source : pixabay

Cara yang banyak digunakan pada zaman modern seperti sekarang ini untuk mendaftar sesuatu yakni dengan sistem online (upload atau unggah dokumen-dokumen yang dipersyaratkan), sehingga scan dokumen penting untuk dilakukan. 

2. Perbanyak/Fotocopy

Langkah yang kedua ini sesungguhnya bukan termasuk cara menyimpan dokumen, namun salah satu hal penting yang harus dilakukan sesaat setelah sahabat domarai mendapatkan dokumen penting. Perbanyak/fotocopy dokumen tersebut kemudian mintakan legalisasi atas dokumen yang dimaksud.

Tujuan dari memperbanyak dokumen ini adalah agar sahabat domarai tidak perlu mengeluarkan dokumen asli sehingga resiko hilangnya dokumen tersebut dapat diminimalkan (kecuali memang dipersyaratkan menggunakan dokumen asli) dan apabila dokumen asli hilang, fotocopy dokumen dapat membantu pengurusan dokumen baru. 

3. Press Dokumen

source : bukalapak

Press ini hampir sama dengan laminasi, bedanya terletak pada bagian yang direkatkan. Proses laminasi yakni membuat seluruh permukaan kertas menempel secara lekat dengan plastik sehingga membuatnya menjadi kaku, sementara proses press yakni merekatkan bagian tepi plastik yang membungkus kertas dengan jarak beberapa mili dari kertas sehingga tidak membuatnya menjadi kaku. Apabila hendak dibongkar, dokumen hasil laminasi akan merusak sedangkan dokumen hasil press tidak. 

4. Simpan dalam Map Display Book

source : pixabay

Menyimpan dokumen-dokumen penting baiknya ditempatkan pada satu tempat, sehingga jika suatu saat diperlukan akan mudah menemukannya. Map display book menyediakan banyak kantong plastik untuk menyimpan dokumen-dokumen penting. 

5. Letakkan di Lemari

source: pixabay

Penyimpanan maps display book dalam lemari berfungsi menghindarkan dokumen dijangkau oleh orang-orang yang tidak berkepentingan, seperti anak-anak atau orang "asing". 

6. Manfaatkan Safe Deposit Box/Brankas

source: pixabay

Safe deposit box atau brankas merupakan salah satu tempat yang paling cocok untuk menyimpan dokumen-dokumen penting karena terdapat security code yang dapat meminimalkan dokumen-dokumen tersebut dicuri. 

7. Penyimpanan Digital

Penyimpanan digital salah satu metode penyimpanan yang tidak kalah penting, apalagi pada zaman yang serba teknologi seperti saat ini. Telah banyak pilihan penyimpanan digital yang dapat sahabat domarai gunakan. Misalnya menyimpan dokumen di komputer/laptop, smartphone, micro SD card, flashdisk, harddisk, atau penyimpanan di dunia maya seperti google drive.

source : pixabay

Baca juga: Tips Menyimpan Foto di Era Digital